CELEX:32024D04431: Decizia înaltului Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate din 23 mai 2024 privind normele în materie de acces la documente

(1)   Cererea de acces la documente adresată SEAE se depune în scris, prin intermediul site-ului SEAE, prin e-mail către echipa „Transparență” a SEAE sau prin poștă către corespondentul pentru accesul la documente, Serviciul European de Acțiune Externă, Rond Point Schuman 9A Bruxelles 1040, Belgia.

(2)   Cererea se face într-un mod suficient de precis pentru a permite SEAE să identifice documentele solicitate și să prelucreze cererea în termenele prevăzute de regulament.

(3)   În cazul cererilor care nu sunt suficient de precise sau prea ample în ceea ce privește domeniul de aplicare, SEAE contactează prompt solicitantul în vederea clarificării cererii sau a limitării domeniului său de aplicare, în conformitate cu articolul 6 alineatele (2) și (3) din regulament. În absența unui răspuns din partea solicitantului în termen de 10 zile lucrătoare, SEAE îl contactează din nou pe solicitant, acordându-i încă cinci zile lucrătoare pentru a clarifica sau a limita domeniul de aplicare al cererii, astfel încât SEAE să poată trata cererea în mod eficient. În cazul în care solicitantul nu furnizează o clarificare sau o limitare a domeniului de aplicare, cererea se consideră respinsă.

(4)   Imediat după înregistrarea cererii, corespondentul SEAE pentru accesul la documente trimite solicitantului o confirmare de primire.

(5)   Datele cu caracter personal ale solicitanților sunt prelucrate în conformitate cu normele aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal (4).

(1)   Toate cererile se prelucrează în condițiile și în termenele stabilite de regulament.

(2)   În cazuri excepționale, astfel cum se prevede la articolul 7 alineatul (3) și la articolul 8 alineatul (2) din regulament, termenele pot fi prelungite cu 15 zile lucrătoare, în special:

Solicitantul este informat cu privire la orice astfel de prelungire și la motivele acesteia.

(1)   Răspunsurile la cererile inițiale sunt tratate de echipa „Transparență” și sunt semnate de corespondentul SEAE pentru accesul la documente.

(2)   Răspunsurile la cererile de confirmare sunt semnate de secretarul general al SEAE după ce a luat în considerare avizul corespondentului pentru accesul la documente. Secretarul general poate delega această competență în cadrul SEAE.

(1)   În cazul în care SEAE primește o cerere de acces la un document pe care îl deține, dar care provine de la un terț, acesta din urmă este consultat, cu excepția cazului în care este clar că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat, având în vedere excepțiile prevăzute în regulament.

(2)   Accesul la document se acordă fără consultarea terțului în cazul în care documentul a fost deja făcut public de către autorul său, a fost deja pus la dispoziția publicului de SEAE sau în cazul în care este clar că divulgarea sau divulgarea parțială a conținutului său nu ar afecta în mod evident niciunul dintre interesele menționate la articolul 4 din regulament.

(3)   Terțul trebuie întotdeauna consultat dacă documentul intră sub incidența articolului 9 din regulament sau dacă documentul provine de la un stat membru și statul membru a solicitat SEAE să nu divulge documentul fără acordul său prealabil, în conformitate cu articolul 4 alineatul (5) din regulament. O astfel de cerere din partea unui stat membru se face în scris.

(4)   Terțul este consultat în scris, acestuia acordându-i-se un termen rezonabil pentru a răspunde, ținând seama de termenele prevăzute la articolul 3 din prezenta decizie. Terțul își prezintă avizul în scris.

(5)   În absența unui răspuns din partea terțului în termenul stabilit sau în cazul în care terțul nu poate fi identificat sau nu poate fi găsit, SEAE decide cu privire la cerere având în vedere excepțiile prevăzute în regulament, ținând seama de interesele legitime ale terțului, pe baza informațiilor de care dispune.

(6)   În cazul în care intenționează să acorde acces la un document în pofida avizului explicit al terțului, SEAE informează terțul cu privire la intenția sa de a divulga documentul în termenul aplicabil în temeiul regulamentului.

(1)   Cererile de consultare a SEAE din partea unui stat membru sau a unei alte instituții, unui alt organism, unui alt oficiu sau unei alte agenții a Uniunii care a primit o cerere pentru un document aflat în posesia sa, dar care provine de la SEAE, se transmit echipei „Transparență” a SEAE sau corespondentului pentru accesul la documente prin poștă către Serviciul European de Acțiune Externă, Rond Point Schuman 9A, Bruxelles 1040, Belgia, sau prin e-mail la adresa ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

(2)   SEAE își prezintă avizul cu promptitudine, ținând seama de orice termen aplicabil pentru furnizarea unui răspuns și cel târziu în termen de cinci zile lucrătoare.

(1)   În cazul în care o cerere de acces la un document se referă la un document care intră sub incidența articolului 9 din regulament sau la un alt document clasificat în conformitate cu normele de securitate ale SEAE, aceasta este tratată de membrii personalului autorizați să ia cunoștință de document.

(2)   Orice decizie de refuz al accesului, integral sau parțial, la un document clasificat va fi motivată pe baza excepțiilor enumerate la articolul 4 din regulament. În cazul în care documentul solicitat nu poate fi refuzat pe baza acestor excepții, funcționarul care tratează cererea se asigură că documentul este declasificat înainte de a fi trimis solicitantului.

(1)   Documentele la care se acordă accesul se trimit prin poștă sau e-mail. În cazul în care documentele solicitate sunt voluminoase sau dificil de tratat, solicitantul poate fi invitat să le consulte în locul în care sunt păstrate. Consultarea lor este gratuită.

(2)   În cazul în care un document a fost deja pus la dispoziția publicului de SEAE, răspunsul poate consta în informarea solicitantului cu privire la modul de obținere a documentului solicitat, cum ar fi furnizarea referințelor de publicare sau indicarea adresei de internet unde este disponibil documentul.

(3)   În cazul în care volumul copiilor documentelor care urmează să fie trimise prin poștă depășește 20 de pagini, solicitantului i se poate percepe o taxă de 0,10 EUR pe pagină, plus costurile de expediere. Taxele aferente altor tipuri de suport sunt stabilite de la caz la caz, fără a depăși o sumă rezonabilă.

(1)   Documentele la care se acordă acces în urma unei cereri depuse în temeiul regulamentului se publică în registrul public al SEAE. Registrul este accesibil în format electronic.

(2)   Documentele care se califică drept „sensibile” în temeiul articolului 9 alineatul (3) din regulament sunt înscrise în registru numai cu acordul emitentului.