CELEX:32024R3084: Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2024/3084 al Comisiei din 4 decembrie 2024 privind funcționarea sistemului de informații în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115 al Parlamentului European și al Consiliului privind punerea la dispoziție pe piața Uniunii și exportul din Uniune a anumitor produse de bază și produse asociate cu defrișările și degradarea pădurilor

(1)   Comisia:

(2)   Sistemul de informații este utilizat, pe de o parte, de către operatori și comercianți și, după caz, de către reprezentanții autorizați ai acestora, pentru depunerea și gestionarea declarațiilor privind diligența necesară și verificarea valabilității numerelor de referință și, pe de altă parte, de către autoritățile competente, autoritățile vamale și Comisie pentru accesarea declarațiilor privind diligența necesară și pentru luarea de măsuri în baza acestora, inclusiv pentru schimbul de informații care conțin date cu caracter personal între autoritățile competente, autoritățile vamale și Comisie în ceea ce privește punerea în aplicare și asigurarea respectării Regulamentului (UE) 2023/1115. Orice astfel de schimb de informații trebuie să respecte normele privind protecția datelor cu caracter personal prevăzute în Regulamentele (UE) 2016/679 și (UE) 2018/1725.

(3)   În sistemul de informații, declarațiile privind diligența necesară se atribuie autorităților competente în următoarea ordine:

(1)   Cu excepția cazului în care declarația privind diligența necesară este pusă la dispoziție prin intermediul interfeței electronice menționate la articolul 28 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2023/1115, utilizatorii sistemului de informații depun și gestionează declarațiile privind diligența necesară aferente produselor relevante în sistemul de informații.

(2)   În cazul în care un produs relevant conține lemn sau a fost fabricat utilizând lemn, utilizatorii sistemului de informații introduc în declarația privind diligența necesară denumirile comune și denumirile științifice complete ale speciilor de lemn pe care le conțin produsele relevante sau care au fost folosite pentru fabricarea acestora.

(1)   Sistemul de informații le permite utilizatorilor sistemului de informații să modifice sau să retragă declarațiile privind diligența necesară în termen de 72 de ore de la punerea la dispoziție a numărului de referință al declarației privind diligența necesară în sistemul de informații.

(2)   Declarațiile privind diligența necesară nu pot fi modificate sau retrase în perioada prevăzută la alineatul (1) după ce declarația privind diligența necesară a fost utilizată drept referință într-o declarație privind diligența necesară depusă de același utilizator al sistemului de informații sau de un alt utilizator al sistemului de informații.

(3)   Declarația privind diligența necesară nu poate fi modificată sau retrasă de un utilizator al sistemului de informații după ce:

(4)   Fără a aduce atingere alineatelor (2) și (3), la cererea individuală și motivată a unui utilizator al sistemului de informații, autoritățile competente pot prelungi perioada menționată la alineatul (1) numai atunci când aceasta a expirat. O astfel de prelungire nu poate depăși 8 zile calendaristice. Cererea se bazează pe motive independente de voința utilizatorului sistemului de informații, care, ca parte a cererii sale motivate, declară că alineatul (3) al prezentului articol nu se aplică. O astfel de prelungire este posibilă și retroactiv, după expirarea perioadei menționate la alineatul (1).

(5)   Declarația modificată privind diligența necesară face obiectul stabilirii profilului de risc, astfel cum se prevede la articolul 6. Stabilirea profilului de risc se aplică întregii declarații modificate privind diligența necesară.

(1)   Sistemul de informații le permite autorităților competente să identifice în cadrul sistemului de informații situațiile în care produsele relevante prezintă un risc atât de ridicat de neconformitate încât sunt necesare acțiuni imediate înainte ca respectivele produse relevante să fie introduse sau puse la dispoziție pe piață sau exportate în temeiul articolului 17 din Regulamentul (UE) 2023/1115 și să obțină informații pentru a identifica controalele care trebuie efectuate și a îndeplini sarcinile care le sunt conferite în temeiul capitolului 3 din Regulamentul (UE) 2023/1115.

(2)   În sensul alineatului (1), sistemul de informații le permite autorităților competente să stabilească profiluri de risc în sistemul de informații pentru a sprijini luarea unei decizii în cunoștință de cauză pentru selectarea operatorilor sau a comercianților ori a produselor relevante asociate declarațiilor de diligență necesară asupra cărora să efectueze controale. Aceste profiluri de risc se bazează, printre altele, pe criteriile de risc prevăzute în planul lor anual de controale în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) 2023/1115, care este stabilit în conformitate cu abordarea lor bazată pe riscuri în temeiul articolului 16 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2023/1115.

(3)   La depunerea sa în sistemul de informații, fiecare declarație privind diligența necesară face obiectul unui proces electronic automat de stabilire a profilului de risc, iar sistemul de informații atribuie un statut de risc fiecărei declarații privind diligența necesară.

(4)   În orice etapă după depunerea unei declarații privind diligența necesară, autoritățile competente pot revizui o declarație privind diligența necesară pentru a stabili dacă un produs relevant respectă articolul 3 din Regulamentul (UE) 2023/1115. În acest caz, acestea pot atribui declarației privind diligența necesară un nou statut de risc ca urmare a revizuirii. În cazul în care autoritatea competentă atribuie un nou statut de risc unei declarații privind diligența necesară, acest nou statut de risc prevalează asupra unui statut de risc atribuit în temeiul alineatului (3) al prezentului articol.

(1)   Sistemul de informații atribuie, fără întârzieri nejustificate, un număr de referință și un număr de verificare declarației privind diligența necesară depusă de utilizatorul sistemului de informații după încheierea procesului de stabilire a profilului de risc menționat la articolul 6.

(2)   Numărul de referință și numărul de verificare sunt puse la dispoziția utilizatorului sistemului de informații la încheierea procesului de stabilire a profilului de risc menționat la articolul 6.

(3)   Sistemul de informații le permite autoritățile competente să amâne punerea la dispoziție a numărului de referință pentru a stabili dacă produsele relevante respectă articolul 3 din Regulamentul (UE) 2023/1115 și, în special, să verifice că situația identificată menționată la articolul 6 alineatul (1) din prezentul regulament nu se aplică produsului relevant respectiv. O astfel de amânare trebuie să fie cât mai scurtă posibil și să nu depășească perioada prevăzută la articolul 17 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2023/1115. Aceasta poate fi prelungită suplimentar, potrivit deciziei autorității competente.

(1)   Pentru a împiedica introducerea sau punerea la dispoziție pe piață sau exportul unui produs relevant care nu respectă Regulamentul (UE) 2023/1115 în temeiul articolului 17 din Regulamentul (UE) 2023/1115, autoritățile competente pot respinge o declarație privind diligența necesară, cu excepția cazului în care numărul de referință al declarației privind diligența necesară a fost deja pus la dispoziția utilizatorului sistemului de informații.

(2)   Se consideră că produsul relevant declarat într-o declarație privind diligența necesară respinsă nu face obiectul unei declarații privind diligența necesară, astfel cum se prevede la articolul 3 litera (c) din Regulamentul (UE) 2023/1115.

(3)   Respingerea se reflectă în sistemul de informații prin atribuirea unui statut specific declarației privind diligența necesară în cauză.

(1)   Numai utilizatorii înregistrați ai sistemului de informații au acces la sistemul de informații.

(2)   Autentificarea în sistemul de informații se realizează prin intermediul EU Login, serviciul de autentificare al Comisiei Europene.

(3)   Utilizatorii sistemului de informații au acces la informațiile din sistemul de informații pe care le-au transmis sau la care un alt utilizator al sistemului de informații le-a acordat acces prin intermediul numerelor de referință și al numerelor de verificare ale declarațiilor privind diligența necesară asociate.

(1)   Comisia are acces la toate datele, informațiile și documentele din sistemul de informații în scopul elaborării de rapoarte și al dezvoltării, funcționării și întreținerii sistemului.

(2)   Comisia acordă și poate revoca drepturi de acces participanților la sistemul de informații în cazul modificării competențelor, în temeiul articolului 14 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2023/1115.

(3)   Autentificarea în sistemul de informații se realizează prin intermediul EU Login, serviciul de autentificare al Comisiei Europene.

(4)   Participanții la sistemul de informații instituie mijloace adecvate pentru a se asigura că utilizatorilor individuali care îi reprezintă pe participanții la sistemul de informații li se permite să acceseze datele cu caracter personal prelucrate în sistemul de informații numai în cazul în care acest lucru este strict necesar pentru punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

(5)   Participanții la sistemul de informații au acces la toate informațiile relevante din sistemul de informații care sunt necesare în scopul îndeplinirii obligațiilor și a sarcinilor care le revin în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

(1)   Transmiterea, stocarea și alte tipuri de prelucrare a datelor cu caracter personal în sistemul de informații pot avea loc numai în măsura în care acest lucru este necesar și proporțional și numai în următoarele scopuri:

(2)   Prelucrarea datelor cu caracter personal poate avea loc în sistemul de informații numai în ceea ce privește următoarele categorii de date cu caracter personal:

(3)   Sistemul de informații stochează categoriile de date cu caracter personal enumerate la alineatul (2) care au fost prelucrate pentru punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

(4)   Stocarea datelor menționate la alineatul (2) se efectuează utilizând infrastructura tehnologiei informației situată în Spațiul Economic European.

(5)   Sistemul de informații stochează datele cu caracter personal conținute în declarațiile privind diligența necesară pentru o perioadă de cel mult zece ani de la data la care declarația privind diligența necesară în cauză este depusă în sistemul de informații. Comisia poate prelungi suplimentar perioada de stocare, la cererea individuală a utilizatorilor sistemului de informații sau a participanților la sistemul de informații, în cazul în care acest lucru este necesar pentru respectarea responsabilităților și obligațiilor care le revin în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

(6)   Fără a aduce atingere activităților de prelucrare a datelor prevăzute la articolul 14, fiecare participant la sistemul de informații este un operator separat în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 și al Regulamentului (UE) 2018/1725 în ceea ce privește activitățile de prelucrare a datelor pe care le desfășoară.

(7)   Autoritățile naționale de supraveghere și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, fiecare acționând în limitele competențelor sale respective, asigură supravegherea coordonată a sistemului de informații și utilizarea sa de către participanții la sistemul de informații și utilizatorii sistemului de informații în conformitate cu articolul 62 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(1)   Comisia este operator în sensul articolului 3 punctul 8 din Regulamentul (UE) 2018/1725 în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal ale utilizatorilor sistemului de informații, inclusiv prelucrarea datelor cu caracter personal la înregistrarea utilizatorilor sistemului de informații în sistemul de informații.

(2)   În cazul în care Comisia prelucrează date cu caracter personal în cadrul utilizării sistemului de informații în numele altor participanți la sistemul de informații în scopul schimbului de informații în temeiul articolului 27 din Regulamentul (UE) 2023/1115, aceasta este considerată o persoană împuternicită de operator în sensul articolului 3 punctul 12 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(3)   Comisia este o persoană împuternicită de operator în sensul articolului 3 punctul 12 din Regulamentul (UE) 2018/1725 pentru prelucrarea datelor cu caracter personal efectuată pentru investigațiile comune realizate în conformitate cu articolul 21 din Regulamentul (UE) 2023/1115 în contextul punerii în aplicare și al asigurării respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

(1)   Comisia pune în aplicare măsurile necesare și de ultimă generație pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal prelucrate în sistemul de informații, inclusiv un control adecvat al accesului la date și un plan de securitate, care sunt actualizate în permanență.

(2)   Comisia pune în aplicare măsurile necesare și de ultimă generație în cazul unui incident de securitate, ia măsuri de remediere și se asigură că este posibil să se verifice ce date cu caracter personal au fost prelucrate în sistemul de informații, când, de către cine și în ce scop.

(3)   Comisia informează autoritățile competente cu privire la măsurile referitoare la alineatele (1) și (2) ale prezentului articol.

(1)   Fiecare stat membru și Comisia aplică propriile norme privind secretul profesional sau alte obligații echivalente de confidențialitate în legătură cu sistemul de informații în conformitate cu dreptul intern sau cu dreptul Uniunii.

(2)   Fiecare participant la sistemul de informații se asigură că persoanele care lucrează sub autoritatea lor respectă cererile din partea altor participanți la sistemul de informații de tratament confidențial al informațiilor schimbate în cadrul sistemului de informații.

(1)   Comisia pune la dispoziție sistemul de informații în toate limbile oficiale ale Uniunii.

(2)   Un participant la sistemul de informații poate prezenta și utiliza, în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre sarcinile care îi sunt conferite în conformitate cu Regulamentul (UE) 2023/1115, orice informații, documente, constatări, declarații sau copii legalizate pe care le-a primit în sistemul de informații, pe aceeași bază precum informațiile similare obținute în propria sa țară, în scopuri compatibile cu cele pentru care au fost colectate inițial datele și în conformitate cu dreptul Uniunii și cu dreptul național relevant.

(1)   Costurile suportate pentru înființarea, întreținerea și funcționarea sistemului de informații sunt suportate de Comisie.

(2)   Costurile asociate sistemului de informații la nivelul statelor membre, inclusiv costurile resurselor umane necesare pentru activități de formare, promovare, asistență tehnică, precum și costurile pentru utilizarea sistemului de informații la nivel național și orice adaptări necesare ale rețelelor și sistemelor de informații naționale sunt suportate de statul membru în care survin aceste costuri.